Pour toutes les entreprises, quels que soient leur secteur d’activité et leur taille, grand groupe, ETI ou PME, le choix du SIRH est une étape importante. Face à une multiplicité de solutions, il convient de faire preuve de discernement pour s’attacher à répondre aux besoins des différents acteurs concernés.
Pour vous aider à vous poser les bonnes questions et à choisir votre SIRH, voici 8 points clés à prendre en compte
- Le mode SaaS détrône le On-Premise
- La modularité est un atout
- Visez une couverture fonctionnelle extra large
- L’évolutivité est indispensable
- Les interfaces rêvées
- L’expérience utilisateur avant tout
- Des rapports de gestion en toute autonomie
- L’agilité au-delà du discours de la méthode
1. Le mode SaaS détrône le On-Premise
Ces toutes dernières années ont vu le ‘Cloud computing’ et le mode SaaS (‘Software as a Service’) détrôner les acquisitions traditionnelles de logiciels. Les utilisateurs accèdent désormais directement, via internet, à l’application qui leur est destinée. Deux intérêts majeurs du SaaS et du Cloud : tous les utilisateurs disposent toujours de la toute dernière version de l’application ; les données sont hébergées en dehors de l’entreprise dans des environnements hyper-sécurisés. De surcroît le multi supports (ordinateur, tablette, smartphone) est garanti.
2. La modularité est un atout
Généralement les entreprises ont déjà toute un existant, plus ou moins développé, en matière de systèmes d’information pour les RH, et aucune d’elles ne peut tout faire en même temps. A partir d’une brique de base plus ou moins étoffée, la Gestion Administrative (ou Dossiers Salariés), les entreprises vont chercher soit à combler un manque, soit à se doter progressivement d’un SIRH complet. Les solutions proposées ne pourront permettre cette modularité et cette exhaustivité que si la technologie utilisée le permet, et que des liens d’interdépendances puissent être nativement activés entre les modules
3. Visez une couverture fonctionnelle extra large
Sauf dans des cas rares de processus ou de fonctionnalités très spécificiques, il convient d’envisager des solutions qui couvrent toute les champs de la Fonction RH, depuis l’amont de l’embauche jusqu’à la sortie, en passant par toutes les étapes de la vie professionnelle dans l’entreprise. Autrement dit, des solutions qui adressent tout ce qui peut être rattaché professionnellement à un salarié : contrats, affectations, compétences, entretiens, formations, frais, présences/absences, rémunérations, projets, avantages, nombre de m2, …
4. L’évolutivité est indispensable
Quelle que soit la qualité de votre expression de besoins en termes de couverture fonctionnelle et de modularité, les évolutions de votre contexte, interne ou externe, impliqueront des adaptations, des modifications, des réorientations. Sur la plupart d’entre elles vous gagnerez à être le plus possible autonomes : certaines technologies vous le garantissent, d’autres non qui ne permettent pas une configuration « au clic » et qui vous rendent totalement dépendants de l’éditeur.
5. Les interfaces rêvées
Le problème de la plupart des solutions classiques est qu’elles ne communiquent pas aisément entre elles. D’où des pertes de temps, et d’importantes prises de risques liées aux ressaisies et à des échanges non sécurisés de fichiers. Des possibilités d’interfaces bidirectionnelles avec notamment votre solution de paie, ou d’autres systèmes d’information, doivent vous être proposées de manière concrète et opérationnelle.
6. L’expérience utilisateur avant tout
Votre SIRH devra être fonctionnellement performant, mais il devra aussi être… utilisé ! Vous serez d’autant plus assuré qu’il le sera qu’il fonctionnera comme une « app » : aussi facile d’accès (web) ; aussi intuitif d’utilisation (sans formation) ; aussi attractif (look). Au-delà de son attrait esthétique, l’ergonomie des fonctionnalités et les apports pratiques d’un portail coopératif aux utilisateurs sont fondamentaux. La facilité d’adaptabilité en fonction des retours d’expériences doit être garantie.
7. Des rapports de gestion en toute autonomie
Les bases de reportings et de tableaux de bord évoluent toujours, pour répondre à des demandes internes ou extérieures comme pour satisfaire des besoins propres d’analyse et de prospective. Pouvoir ajouter des filtres, croiser des données, modifier des paramètres, etc. doit être à la portée de la plupart des utilisateurs de la Fonction RH – sans avoir à dépendre de l’éditeur ou de l’intégrateur pour ce faire.
8. L’agilité au-delà du discours de la méthode
Le projet de mise en place d’un SIRH ou de quelques modules doit pouvoir être conduit en méthode agile : ce sont les applicatifs standards qui doivent s’adapter à vos processus RH actuels ou cibles, les avancées progressives de la configuration étant rythmées par des travaux en ateliers rassemblant des opérationnels et les ressources du fournisseur d’application. Dès lors que vous avez une idée claire de ce que vous attendez de votre SIRH, les deux conditions pour que cela fonctionne sont les suivantes : une technologie qui s’y prête d’une part ; et d’autre part un fournisseur qui connaît pour l’avoir pratiquée la Fonction RH.